Wie funktioniert die Videoberatung mit Neue Wege?
Persönliche Gespräche am Bildschirm
Ab sofort können Sie Ihre Termine im Jobcenter auch per Videoberatung wahrnehmen.
Neben dem persönlichen, telefonischen oder schriftlichen Kontakt, bieten wir Ihnen mit der Videoberatung eine Alternative zur Kommunikation mit uns.
Für die Videoberatung nutzen wir die Anwendung „Cisco Webex“, die einfach über den Webbrowser auf dem Smartphone, Tablet oder PC genutzt werden kann. Eine stabile Internetverbindung und idealerweise auch ein Headset sollten vorhanden sein. Es werden keine Gespräche aufgezeichnet und die Anwendung entspricht hohen Datenschutzanforderungen.
Ob und wann sie eine Videoberatung nutzen, vereinbaren sie direkt mit der jeweiligen Person, mit der das Gespräch geführt werden soll.
Unsere Mitarbeitenden stellen ihnen einen Link für die Teilnahme zur Verfügung und können ihnen auch bei möglichen Schwierigkeiten weiterhelfen.
Die Vorteile der Videoberatung
- Weniger Zeitaufwand durch Wegfall von Fahrtzeit zum Jobcenter oder Verzögerungen bei schriftlicher Kommunikation.
- Wichtige Informationen können auf dem Bildschirm geteilt werden.
- Kontaktlose Termine sind möglich, bei denen man sich dennoch „persönlich“ sieht.
- Termine mit mehreren Beteiligten können Ortsunabhängig und kurzfristig durchgeführt werden.
- Termine können auch in Randzeiten angeboten werden
Wenn sie diese Möglichkeit nutzen wollen, sprechen sie uns gern darauf an.
Verhaltensregeln
Verhaltensregeln für die Durchführung von Videokonferenzen
Die folgenden Verhaltensregeln dienen der Vermeidung von Einblicken in Ihre Privatsphäre und dem Schutz der Privatsphäre der anderen Teilnehmenden der Videokonferenz.
Vorbereitung der Videokonferenz
1. WLAN/LAN
Achten Sie bitte darauf, dass Sie sich über WLAN oder LAN verbinden, da ein großes Datenvolumen benötigt wird. Es werden keine Kosten für
Datenverbindungen durch das Jobcenter übernommen.
2. Links nicht weitergeben
Links zur Videokonferenz dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Dies dient dem Ziel, dass nur berechtigte Personen an der Videokonferenz teilnehmen. Wollen Sie, dass eine weitere Person (z. B. Ihre Betreuerin oder Ihr Betreuer) an der Videokonferenz teilnimmt, so teilen Sie dies vor dem Termin Ihrem Ansprechpartner mit.
3. Ort der Videokonferenzteilnahme
Für die Teilnahme an einer Videokonferenz wählen Sie einen Bereich, in dem Sie ungestört sind. Achten Sie darauf, dass die Videokonferenz nicht von anderen Personen mitverfolgt werden kann. Hängen Sie z.B. ein „Bitte-nicht-stören“-Schild an die Tür und schließen Sie die Fenster. Soweit Sie nicht direkt mit dem Mobiltelefon an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie dieses während der Videokonferenz stummschalten um Störungen zu vermeiden.
4. Erscheinen oder Einblick Dritter vermeiden (optisch oder akustisch)
Das Erscheinen nichtbeteiligter Personen (z.B. Ehepartnerin, Ehepartner oder Kinder) in der Videokonferenz und ähnliche „Pannen“ sind zu vermeiden. Eine Ausnahme kann bei Alleinerziehenden mit betreuungspflichtigen Kindern ohne Betreuungsmöglichkeit bestehen.
Nutzen Sie beispielsweise ein Headset oder Kopfhörer, damit nichtbeteiligte Personen die Inhalte der Videokonferenz nicht hören.
5. Kamera-Ausrichtung
Der eigene Hintergrund ist für die anderen Teilnehmenden der Videokonferenz sichtbar. Achten Sie daher auf einen neutralen Hintergrund (weiße Wand, Laken o.ä.) Die Kamera sollte auch nicht auf Fenster ausgerichtet sein, wenn dadurch ein Einblick oder Ausblick auf nichtbeteiligte Personen möglich ist. Sie sollten auch darauf achten, dass keine störenden Lichtquellen im Hintergrund sind.
Teilnahme an der Videokonferenz
Es dürfen keine Aufnahmen des Gesprächs durch die Teilnehmenden und/oder Organisierende erfolgen. Heimliche Ton- und Bildaufnahmen sowie die Speicherung und Verbreitung dieser Aufnahmen (z.B. durch Veröffentlichung über diverse Onlineplattformen) sind nach §§ 201, 201a, 202d StGB strafbar und werden von uns konsequent zur Anzeige gebracht!
1. Name
Bitte geben Sie bei Abfrage in der Videokonferenz Ihren Namen oder Ihr Aktenzeichen an. Soweit im Einzelfall eine Identifikation erforderlich ist, halten Sie bitte einen persönlichen Ausweis bereit.
2. Mikrofon stummschalten, wenn man selbst nicht spricht
Bei Videokonferenzen in größeren Gruppen (ab ca. 3 bis 4 Teilnehmende) sollte das eigene Mikrofon ausgeschaltet werden, wenn man aktuell nicht spricht oder in eine direkte Diskussion eingebunden ist. Es kann sonst zu Störgeräuschen bei den anderen Teilnehmenden kommen und der Sprecher u.U. nicht verstanden werden.
3. Hand heben
Bei größeren Gruppen empfiehlt sich die Funktion „Hand heben“, um einen Redewunsch in der Gruppe zu äußern.
4. Verwendung eines virtuellen Hintergrundbildes
Ein virtuelles Hintergrundbild kann verwendet werden, soweit dies technisch möglich ist.
5. Funktion „Bildschirm teilen“
Beim Teilen Ihres Bildschirms empfiehlt es sich zuvor zu prüfen, dass sich keine privaten Dokumente und/oder Fotos auf dem Desktop befinden. Sofern Sie ein Familienfoto als Desktophintergrund nutzen, sollten Sie dies vorübergehend durch ein neutrales Bild ersetzen.
6. Chat-Funktion
Die Chat-Funktion sollte vorrangig für nicht-personenbezogene Daten verwendet werden. Notwendige personenbezogene Daten sollten vorab oder im Nachhinein auf den üblichen Kommunikationswegen übermittelt werden.
7. Ausschalten von Geräten mit Sprachsteuerung
Achten Sie darauf, dass andere Geräte mit Sprachsteuerung (z.B. Smartphones, digitale Assistenten, Sprachdienste) nicht den Ton der Videokonferenz aufnehmen können.
8. Sensible Informationen
Seien Sie sich bewusst, dass in einer Videokonferenz alle anderen Teilnehmenden zuhören und geben Sie deshalb keine privaten Informationen weiter.
9. Ansprechpartner für Fragen
Sollten Sie Fragen zur Durchführung der Videokonferenz haben, wenden Sie sich bitte an die Person, die Sie zur Videokonferenz eingeladen hat.
Datenschutz
Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 DS-GVO zur Nutzung von Webex
Auf dieser Seite informieren wir Sie über die zur Nutzung von Webex erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
Bin ich zur Nutzung von Webex verpflichtet?
Nein, die Nutzung von Webex zur Videokommunikation mit Neue Wege Kreis Bergstraße ist freiwillig. Aus der Nicht-Nutzung von Webex entstehen Ihnen keine Nachteile. Im Falle einer Nichteinwilligung werden wir mit Ihnen auf einem alternativen Wege in Kontakt treten.
Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung der Daten?
Verantwortlich ist:
Landrat Christian Engelhardt
Gräffstraße 5
64646 Heppenheim
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?
Die Behördliche Datenschutzbeauftragte des Kreises Bergstraße ist:
Jessica Roggenbuck
Gräffstraße 5
64646 Heppenheim
Zu welchem Zweck sollen die Daten verarbeitet werden?
Die Verarbeitung ist erforderlich zur Nutzung von Webex, einer Videokonferenz-Plattform, zur Durchführung von individueller Betreuung und Beratung.
Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?
Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.-> Zum Einwilligungsschrieben verlinken! Muss ebenfalls auf einer Unterseite erstellt werden.
Welche personenbezogenen Daten werden bei Teilnahme an einer Webex Videokonferenz verarbeitet?
Bei der Teilnahme an einer Webex Videokonferenz ohne eigenes Nutzerkonto werden neben Bild- und Tondaten, zusätzliche Daten zur Konferenz verarbeitet. Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Eingaben bei Umfragen, Beiträge zum geteilten Whiteboard, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an. Eine Speicherung von Videokonferenzen und Inhalten Neue Wege Kreis Bergstraße erfolgt nicht.
Wer hat Zugriff auf die personenbezogenen Daten?
Neue Wege Kreis Bergstraße -Kommunales Jobcenter-
An wen werden die Daten übermittelt?
Unsere Webex Instanz wird vom Kreis Bergstrasse ( IT-Abteilung) betrieben.
Diese darf sie nur entsprechend unserer Weisungen und für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen, also weder für Werbung und auch nicht, um sie an Dritte weiterzugeben. Im Sinne des Datenschutzrechts findet somit keine Übermittlung statt.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Neue Wege Kreis Bergstraße speichert keine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Webex. Videokonferenzen und Chats werden nicht aufgezeichnet und weder durch uns noch den Anbieter gespeichert. Die Inhalte von Chats, geteilte Dateien und Whiteboards werden in der Plattform gelöscht, sobald ein Konferenzraum geschlossen wird.
