Wie funktioniert die Videoberatung mit Neue Wege?

Persönliche Gespräche am Bildschirm

Ab sofort können Sie Ihre Termine im Jobcenter auch per Videoberatung wahrnehmen.

Neben dem persönlichen, telefonischen oder schriftlichen Kontakt, bieten wir Ihnen damit eine weitere Alternative zur Kommunikation mit uns.

Mit dem Einladungsschreiben Ihres Jobcenters erhalten Sie den Termin, Uhrzeit sowie den Einladungslink zu Ihrer Videoberatung. Über den Link werden Sie im Browser in den virtuellen Beratungsraum geleitet.

Für die Videoberatung nutzen wir „Big Blue Button“. Die technischen Voraussetzungen sind lediglich ein Smartphone, ein PC oder Laptop, eine Internetverbindung und – wo ergänzend evtl. nötig – eine Kamera und Mikrofon. Es muss weiter nichts installiert oder heruntergeladen werden. Es werden keine Gespräche aufgezeichnet und der Schutz Ihrer Daten ist jederzeit gewährleistet.

Über die technischen Voraussetzungen und die Handhabung informieren wir Sie im Einladungsschreiben und natürlich helfen Ihnen auch die Mitarbeiter*innen des Jobcenters bei ersten technischen Problemen.

Die Vorteile der Videoberatung

  • Weniger Zeitaufwand durch Wegfall von Fahrtzeit zum Jobcenter oder Verzögerungen bei schriftlicher Kommunikation.
  • Wichtige Informationen können auf dem Bildschirm geteilt werden
  • Kein direkter Kontakt und trotzdem face to face
Laptop mit Videoportal
Smartphone mit Videoberatungsportal

› Optimiert für Smartphone, Tablet und PC

Sie möchten das Angebot wahrnehmen?

Sprechen Sie uns einfach bei nächster Gelegenheit darauf an. Je nach Thema werden wir aber auch weiterhin persönliche Gespräche bevorzugen.

Verhaltensregeln für die Durchführung von Videokonferenzen

Die folgenden Verhaltensregeln dienen der Vermeidung von Einblicken in Ihre Privatsphäre und dem Schutz der Privatsphäre der anderen Teilnehmenden der Videokonferenz.

Vorbereitung der Videokonferenz

1. WLAN/LAN

Achten Sie bitte darauf, dass Sie sich über WLAN oder LAN verbinden, da ein großes Datenvolumen benötigt wird. Es werden keine Kosten für
Datenverbindungen durch das Jobcenter übernommen.

2. Links nicht weitergeben

Links zur Videokonferenz dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Dies dient dem Ziel, dass nur berechtigte Personen an der Videokonferenz teilnehmen. Wollen Sie, dass eine weitere Person (z. B. Ihre Betreuerin oder Ihr Betreuer) an der Videokonferenz teilnimmt, so teilen Sie dies vor dem Termin Ihrem Ansprechpartner mit.

3. Ort der Videokonferenzteilnahme

Für die Teilnahme an einer Videokonferenz wählen Sie einen Bereich, in dem Sie ungestört sind. Achten Sie darauf, dass die Videokonferenz nicht von anderen Personen mitverfolgt werden kann. Hängen Sie z.B. ein „Bitte-nicht-stören“-Schild an die Tür und schließen Sie die Fenster. Soweit Sie nicht direkt mit dem Mobiltelefon an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie dieses während der Videokonferenz stummschalten um Störungen zu vermeiden.

4. Erscheinen oder Einblick Dritter vermeiden (optisch oder akustisch)

Das Erscheinen nichtbeteiligter Personen (z.B. Ehepartnerin, Ehepartner oder Kinder) in der Videokonferenz und ähnliche „Pannen“ sind zu vermeiden. Eine Ausnahme kann bei Alleinerziehenden mit betreuungspflichtigen Kindern ohne Betreuungsmöglichkeit bestehen.

Nutzen Sie beispielsweise ein Headset oder Kopfhörer, damit nichtbeteiligte Personen die Inhalte der Videokonferenz nicht hören.

5. Kamera-Ausrichtung

Der eigene Hintergrund ist für die anderen Teilnehmenden der Videokonferenz sichtbar. Achten Sie daher auf einen neutralen Hintergrund (weiße Wand, Laken o.ä.) Die Kamera sollte auch nicht auf Fenster ausgerichtet sein, wenn dadurch ein Einblick oder Ausblick auf nichtbeteiligte Personen möglich ist. Sie sollten auch darauf achten, dass keine störenden Lichtquellen im Hintergrund sind.

Teilnahme an der Videokonferenz


Es dürfen keine Aufnahmen des Gesprächs durch die Teilnehmenden und/oder Organisierende erfolgen. Heimliche Ton- und Bildaufnahmen sowie die Speicherung und Verbreitung dieser Aufnahmen (z.B. durch Veröffentlichung über diverse Onlineplattformen) sind nach §§ 201, 201a, 202d StGB strafbar und werden von uns konsequent zur Anzeige gebracht!

1. Name

Bitte geben Sie bei Abfrage in der Videokonferenz Ihren Namen oder Ihr Aktenzeichen an. Soweit im Einzelfall eine Identifikation erforderlich ist, halten Sie bitte einen persönlichen Ausweis bereit.

2. Mikrofon stummschalten, wenn man selbst nicht spricht

Bei Videokonferenzen in größeren Gruppen (ab ca. 3 bis 4 Teilnehmende) sollte das eigene Mikrofon ausgeschaltet werden, wenn man aktuell nicht spricht oder in eine direkte Diskussion eingebunden ist. Es kann sonst zu Störgeräuschen bei den anderen Teilnehmenden kommen und der Sprecher u.U. nicht verstanden werden.

3. Hand heben

Bei größeren Gruppen empfiehlt sich die Funktion „Hand heben“, um einen Redewunsch in der Gruppe zu äußern.

4. Verwendung eines virtuellen Hintergrundbildes

Ein virtuelles Hintergrundbild kann verwendet werden, soweit dies technisch möglich ist.

5. Funktion „Bildschirm teilen“

Beim Teilen Ihres Bildschirms empfiehlt es sich zuvor zu prüfen, dass sich keine privaten Dokumente und/oder Fotos auf dem Desktop befinden. Sofern Sie ein Familienfoto als Desktophintergrund nutzen, sollten Sie dies vorübergehend durch ein neutrales Bild ersetzen.

6. Chat-Funktion

Die Chat-Funktion sollte vorrangig für nicht-personenbezogene Daten verwendet werden. Notwendige personenbezogene Daten sollten vorab oder im Nachhinein auf den üblichen Kommunikationswegen übermittelt werden.

7. Ausschalten von Geräten mit Sprachsteuerung

Achten Sie darauf, dass andere Geräte mit Sprachsteuerung (z.B. Smartphones, digitale Assistenten, Sprachdienste) nicht den Ton der Videokonferenz aufnehmen können.

8. Sensible Informationen

Seien Sie sich bewusst, dass in einer Videokonferenz alle anderen Teilnehmenden zuhören und geben Sie deshalb keine privaten Informationen weiter.

9. Ansprechpartner für Fragen

Sollten Sie Fragen zur Durchführung der Videokonferenz haben, wenden Sie sich bitte an die Person, die Sie zur Videokonferenz eingeladen hat.

Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 DS-GVO zur Nutzung von BigBlueButton

Auf dieser Seite informieren wir Sie über die zur Nutzung von BigBlueButton erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Bin ich zur Nutzung von BigBlueButton verpflichtet?

Nein, die Nutzung von BigBlueButton zur Videokommunikation mit Neue Wege Kreis Bergstraße ist freiwillig. Aus der Nicht-Nutzung von BigBlueButton entstehen Ihnen keine Nachteile. Im Falle einer Nichteinwilligung werden wir mit Ihnen auf einem alternativen Wege in Kontakt treten.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung der Daten?

Verantwortlich ist:
Landrat Christian Engelhardt
Gräffstraße 5
64646 Heppenheim

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?

Datenschutzbeauftragter:
Georg Meerstetter
Walther-Rathenau-Straße 2
64646 Heppenheim

Zu welchem Zweck sollen die Daten verarbeitet werden?

Die Verarbeitung ist erforderlich zur Nutzung von BigBlueButton, einer Videokonferenz-Plattform, zur Durchführung von individueller Betreuung und Beratung.

Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.-> Zum Einwilligungsschrieben verlinken! Muss ebenfalls auf einer Unterseite erstellt werden.

Welche personenbezogenen Daten werden bei Teilnahme an einer BigBlueButton Videokonferenz verarbeitet?

Bei der Teilnahme an einer BigBlueButton Videokonferenz ohne eigenes Nutzerkonto werden neben Bild- und Tondaten, zusätzliche Daten zur Konferenz verarbeitet. Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Eingaben bei Umfragen, Beiträge zum geteilten Whiteboard, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an. Eine Speicherung von Videokonferenzen und Inhalten Neue Wege Kreis Bergstraße erfolgt nicht.

Wer hat Zugriff auf die personenbezogenen Daten?

Neue Wege Kreis Bergstraße -Kommunales Jobcenter-

An wen werden die Daten übermittelt?

Unsere BigBlueButton Instanz wird von der JAR Media GmbH betrieben.

Diese darf sie nur entsprechend unserer Weisungen und für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen, also weder für Werbung und auch nicht, um sie an Dritte weiterzugeben. Im Sinne des Datenschutzrechts findet somit keine Übermittlung statt.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Neue Wege Kreis Bergstraße speichert keine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von BigBlueButton. Videokonferenzen und Chats werden nicht aufgezeichnet und weder durch uns noch den Anbieter gespeichert. Die Inhalte von Chats, geteilte Dateien und Whiteboards werden in der Plattform gelöscht, sobald ein Konferenzraum geschlossen wird.

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

ich möchte gerne mit Ihnen in Kontakt treten, um Details Ihres Falls zu besprechen.

Zur Vereinfachung der Kommunikation würde ich gerne den Termin per Videoberatung über Big Blue Button durchführen. Big Blue Button ist für Sie vollkommen kostenlos. Sie können die Videoberatung ganz unkompliziert mit Klick auf den Link über einen Desktop-PC, Ihr Smartphone oder Tablet nutzen. Eine Registrierung ist nicht erforderlich.

Die Nutzung der Videoberatung ist absolut freiwillig. Sofern Sie nicht per Video kommunizieren möchten, bitten ich um eine kurze Nachricht, damit ich Ihnen einen anderen Kommunikationsweg vorschlagen kann. Es entstehen dadurch keinerlei Nachteile für Sie.

Sofern Sie der Kommunikation über Big Blue Button zustimmen, klicken Sie bitte am

DATUM und UHRZEIT

auf den folgenden Link: Link zur Videoberatung mit BigBlueButton

Mit Klick auf den Termin-Link erklären Sie sich einmalig mit der Nutzung von Big Blue Button einverstanden und nehmen die Datenschutzerklärung sowie die Nutzungsbedingungen zur Kenntnis.

Ein kurzes Anleitungsvideo zur Nutzung finden Sie auf dem Neue Wege YouTube Kanal unter YouTube Neue Wege – Videoberatung 

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie im Anschluss Ihrer Videoberatung an unserer Umfrage teilnehmen. Sie helfen uns damit, unseren Service für Sie weiter zu verbessern. Feedback zu Ihrer Videoberatung mit Neue Wege.

Viele Grüße

Neue Wege Kreis Bergstraße

Kommunales Jobcenter